Muchos traductores, principalmente porque nos sentimos más cómodos con la comunicación escrita, pero en gran medida también por timidez, rehuimos del teléfono y no explotamos su uso con la frecuencia que deberíamos. Sin embargo, es una poderosa herramienta de comunicación en nuestro trabajo muy útil y que presenta ventajas nada desdeñables frente a los correos electrónicos.
Cuándo utilizar el teléfono
Es muy positivo contactar a un cliente, especialmente si es alguien con quién no hemos trabajado nunca antes, para solicitarle información detallada sobre el proyecto antes de realizar un presupuesto. Conseguiremos recabar información muy valiosa, tanto objetiva como subjetiva, orientarle y asesorarle y demostrarle nuestra profesionalidad. Si sintonizamos por teléfono, tenemos muchas posibilidades de que se decanten por nuestros servicios. El correo electrónico es frío y bastante impersonal; perdemos la instauración de un diálogo, la fluidez, los detalles y las sutilezas que podemos percibir al oír la voz de nuestro interlocutor. Y en pocos minutos podemos conseguir explicar nuestra metodología de trabajo, incluso nuestra filosofía, y destacar las claras ventajas que presenta optar por nuestros servicios.
Una vez enviada la propuesta y pasado un lapso de tiempo prudente, es bueno contactar al cliente para hacer el seguimiento del presupuesto enviado. Tenemos tendencia (yo por lo menos) a asociar el silencio de un cliente a un descarte de nuestra propuesta, pero no siempre es el caso. Demostrar al cliente que su proyecto sigue presente en nuestra mente y nuestra planificación es positivo, tanto si se concreta o no el encargo. En caso de descarte podremos saber qué motivos le han llevado a no decantarse por nuestra propuesta (plazo, precio, condiciones de pago, prestaciones, etc.) y si aún no se ha decidido y se lo está pensando, podemos conseguir que se decante a nuestro favor, al demostrarle nuestra implicación e interés real.
Hay profesionales que utilizan también el teléfono para llevar a cabo labores de prospección. Hacer llamadas frías es todo un arte que requiere mucho entrenamiento y una cierta dosis de descaro, pero pueden obtenerse resultados. Los expertos en el tema recomiendan tener un guión escrito al lado para no quedarse en blanco.
Llamar también es muy práctico para no desesperarse ante el silencio de nuestro interlocutor. Hay personas que reciben cien o más mensajes a diario y puede ser que nuestra petición, solicitud o duda, pase totalmente inadvertida ante el alud de correo. Con una llamada breve podremos pasar a la acción y quitarnos esa preocupación de la cabeza. Si necesitamos resolver una duda urgente, una confirmación rápida o reclamar una factura vencida, optemos por el teléfono; es lo más práctico y efectivo.
También es bueno descolgar y hacer una llamadita para concretar una reunión o concertar una cita con un cliente. La desvirtualización, siempre que sea posible, es muy positiva para afianzar una relación, ya que aprendemos a conocer mejor a nuestro interlocutor y encontramos afinidades que van más allá de la relación profesional. ¿Acaso no trabajáis más a gusto con los clientes con quién habéis intercambiado conversaciones telefónicas o que conocéis en persona? El correo electrónico, por mucho que conozcamos a nuestro interlocutor, siempre será más frío e impersonal que una conversación.
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